Conclusiones y fases para su implantación definitiva y metodología de trabajo

Hasta aquí las reflexiones que el Equipo de Gobierno ha realizado con el objetivo de impulsar un proyecto de Planificación Estratégica de la Universidad de Cádiz. Esta fase nos ha permitido identificar retos estratégicos y para cada uno de ellos, establecer líneas estratégicas de actuación.

A partir de aquí, entramos en una nueva etapa: la de trabajar conjuntamente con la comunidad universitaria para que el proceso iniciado tenga efectos prácticos y movilice a la Universidad de Cádiz en pro de un proyecto que deseamos sea de todos.

Por cada uno de los retos estratégicos, o ejes, que en este documento se concretan, se debería a proceder a la formación de un Equipo de Trabajo. Cada grupo debería contar con un coordinador nombrado por el Equipo de Gobierno, además de entre 15 y 20 miembros adicionales, asegurándose su presencia y disposición a colaborar en dichos grupos.

Los grupos deberán estar compuestos por personas que procedan de todos y cada uno de los campus, y de todas y cada una de las áreas científicas. De forma complementaria, podrían participar expertos de reconocido prestigio. No obstante, la estructura no ha de ser rígida, y dependiendo de la naturaleza del Eje Estratégico, el peso de determinados agentes internos y externos ha de ser distinta (profesores, alumnos, personal de administración y servicios, Consejo Social, medios de comunicación, institutos de Enseñanzas Medias y Formación Profesional, Ayuntamientos y otras instituciones).

Los coordinadores/as de los Grupos de Trabajo propuestos son los siguientes:

DOCENCIA: José Mª Rodríguez-Izquierdo Gil
INVESTIGACIÓN: Rafael García Roja
ENTORNO: María Zambonino Pulito
SERVICIOS: David Almorza Gomar
RECURSOS: Juan Terradillos Basoco
CAMPUS: Francisco José Trujillo Espinosa

El Grupo de Trabajo de Recursos y Docencia, habida cuenta del posible alcance de las líneas de acción, sería aconsejable subdividirlo en dos.

Estos grupos, basándose en las consideraciones aquí presentadas, y ampliándolas con cuantas reflexiones y aportaciones consideren oportunas y necesarias, establecerán los objetivos a alcanzar para cada uno de los retos estratégicos identificados, así como las líneas estratégicas más adecuadas para su consecución.

Estas estrategias habrán de ser traducidas en programas de actividades más concretos, cada uno de los cuáles llevarán asociados sus correspondientes indicadores cuantificables, que permitan el seguimiento futuro, así como recursos a asignar y fechas de implantación.

En el futuro será conveniente que para cada uno de los Centros, Departamentos, campus, servicios y otras unidades de gestión, se proceda a un análisis sistemático de su posición competitiva y a la concreción de sus líneas estratégicas con una metodología similar a la expuesta.

Durante el proceso, sobre todo a la finalización del mismo, se establecerá una difusión y comunicación interna de la documentación elaborada, facilitando su conocimiento al personal interno, al Consejo Social de la UCA, a las administraciones públicas involucradas, etc. Ello permitirá el continuo control y la canalización de las posibles aportaciones y mejoras que puedan provenir de todos los estamentos interesados.

Para llevar a cabo este proceso habrán de contemplarse las siguientes fases:

Fase Inicial (Septiembre-octubre 2003)

Elaboración del Documento Guía

• Discusión y debate interno en el Equipo de Gobierno sobre la necesidad de elaborar un PE.

• Elaboración del Documento Guía.

• Puesta en marcha de la Web.

• Presentación para su conocimiento y discusión del Documento Guía a:

  • Junta Consultiva.

  • Directores de Áreas, Jefes de Servicio y Administradores/as.

  • Decanos/Directores de Centros y Departamentos.

  • Consejo de Gobierno.

  • Claustro.

  • Consejo Social.

  • Consejo Económico y Social.

  • Medios de Comunicación.

Fase de Participación y Desarrollo (Noviembre-Marzo 2004)
Elaboración líneas de acción

• Participación de la comunidad universitaria (equipos de trabajo).

• Puesta en marcha de la Intranet.

• Formación previa a equipos de trabajo.

• Análisis sectorial.

• Diagnósticos.

• Objetivos.

• Líneas y acciones prioritarias.

• Elaboración de propuestas.

Fase de Síntesis e Integración (Abril-Agosto 2004)
Elaboración Borrador Plan Estratégico UCA

• Integración de Propuestas.

• Redacción final.

• Propuesta de Plan Estratégico para la UCA.

Fase de Aprobación y Difusión (Septiembre de 2004)
Aprobación del Plan Estratégico UCA

• Aprobación en Consejo de Gobierno.

• Aprobación Claustro.

• Aprobación Consejo Social.

• Presentación a los medios de comunicación.

Para la elaboración del Documento Guía y para llevar a cabo el seguimiento y la integración de propuestas y elaboración, se constituirá la COMISIÓN ESTRATÉGICA, presidida por el Rector y formada por todos los miembros del Consejo de Dirección de la UCA; para ello, contará con un COMITÉ ASESOR formado por todos los miembros de Junta Consultiva y presidido por el Presidente del Consejo Social.

Las funciones de esta Comisión Estratégica podrían ser las siguientes:

• Proponer y validar la estructura y el proceso a seguir en la elaboración del Plan Estratégico.

• Supervisar y hacer el seguimiento del proceso de elaboración del Plan Estratégico.

• Elaborar el Plan de Comunicación del Plan Estratégico.

• Elaborar propuestas, documentos e informes.

• Proporcionar a los grupos de trabajo la información necesaria y actualizada relacionada con el contenido de su eje estratégico.

• Integrar propuestas sectoriales.

• Elaborar documentos intermedios y finales sobre el Plan Estratégico.

La coordinación del Plan Estratégico será llevada a cabo por el Vicerrector de Planificación Económica e Infraestructuras, contando con las siguientes unidades de apoyo:

• Secretariado de Planificación Económica.

• Gabinete de Estudios y Planificación.

• Unidad Técnica de Evaluación y Calidad.

• CITI

El calendario de sesiones de los Grupos de Trabajo podría ser el siguiente:

• 1ª sesión: Sesión formativa e informativa.

• 2ª sesión: Discusión de la metodología a seguir.

• 3ª sesión: Validación de la matriz DAFO, Misión, Visión y Objetivos.

• 4ª sesión: Propuestas de líneas de acción.

• 5ª sesión: Discusión e integración de líneas de acción.

En cuanto a los grupos de trabajo, estarán presididos por un Vicerrector, coordinado por un Director de Secretariado, con una composición entre 15 y 20 personas. Cada grupo de trabajo realizará, en los plazos establecidos en la programación temporal de la elaboración del Plan Estratégico, las siguientes tareas:

• Validar y ampliar matriz DAFO de su eje estratégico (debilidades-fortalezas/amenazas-oportunidades).

• Desde el análisis DAFO, validar su eje estratégico.

• Desde el análisis DAFO, validar la misión, visión, cultura y valores, propuestos por la Comisión Estratégica de la UCA.

• Elaboración de propuestas de los objetivos y estrategias específicos de su eje estratégico, definiendo para cada estrategia:

  • Líneas de acción.

  • Responsable de cada acción.

  • Fecha aconsejable de implantación de cada acción.

  • Recursos necesarios.

  • Indicadores para realizar su seguimiento y determinar el grado en que se alcanza cada objetivo, que permitan diseñar un Cuadro de Mando Integral para la UCA.

El primer apartado constituiría el objeto básico del trabajo del Grupo, siendo el resto de opciones aconsejables.

Proponemos que el Plan Estratégico tenga un alcance de seis años (2004-2010). El tomar como referente el 2010 se justifica por ser la fecha límite para adaptarnos definitivamente al Espacio Europeo de Educación Superior. No obstante, un Plan Estratégico ha de ser dinámico, y seguirse anualmente, revisándose en profundidad cada 2-3 años, actualizándose completamente cada 4-5 años. Esto supondrá crear un servicio específico para su seguimiento.

Este proceso de elaboración podría verse enriquecido con la organización de jornadas sobre “planificación estratégica en las universidades” para los distintos equipos de trabajo, cargos académicos y personal de administración y servicios; así como ciclos de conferencias que pudieran girar en torno a los siguientes temas:

• La Universidad en el siglo XXI.

• El Espacio Europeo de Enseñanza Superior.

• Universidad de Cádiz y el sistema universitario andaluz: mapa de titulaciones.

• Desarrollo económico y tecnológico: nuevas demandas de formación.

• La Universidad de Cádiz ante las demandas sociales.

• Universidad y nuevas tecnologías.

• El papel de las Fundaciones Universidad-Empresa: La Universidad y su entorno.

De la misma forma, en los planes de formación del PDI y del PAS, habría que integrar cursos relativos a:

• Cuadro de Mando Integral.

• Descentralización Económica y Administrativa.

• Contabilidad Analítica.

• Planificación Estratégica.

• Procedimientos Administrativos y Contratación.

Igualmente, habría que crear un espacio en la web de la UCA destinada al Plan Estratégico, que sirva a los siguientes propósitos:

• Para el desarrollo del Plan de Comunicación del Plan Estratégico.

• Para la información interna y externa, del desarrollo del Plan Estratégico.

• Para la consulta y acceso a la documentación del Plan Estratégico.

• Para la realización de encuestas on-line.

• Para la realización de foros de debate.

• Para el desarrollo de acciones de marketing.

En definitiva, pretendemos que el proceso de elaboración de un plan estratégico para la UCA esté presidido por las siguientes características:

• Un proceso abierto, transparente y participativo.

• Un proceso con proyección interna y externa.

• Un proceso orientado a satisfacer las demandas y necesidades de nuestro entorno social.

• Un proceso orientado a la búsqueda de la mejora para conseguir la máxima calidad en nuestra investigación, docencia y servicios.